Montageservice Lehmann – wie es wirklich läuft
Ronny Lehmann ist selbstständig. Seit 12 Jahren. Montageservice, alles aus einer Hand. Seine Kunden sind zufrieden, seine Auftragslage ist gut, sein Ruf in der Region tadellos.
Sein Büro ist der Küchentisch.
Episode 1 – Ein ganz normaler Montag
Montag, 7. März
5:45 – Wecker. Ronny ist wach. Ronny war schon vorher wach, weil ihm um 3:14 Uhr eingefallen ist, dass er Freitag ein Angebot rausschicken wollte. Hat er nicht.
6:20 – Kaffee, Transporter, los. Auf dem Beifahrersitz: ein Notizbuch (das gute, mit dem Kugelschreiber in der Spirale), ein Stapel Lieferscheine und eine Tüte vom Bäcker von letzter Woche.
7:00 – Baustelle Krüger. Heizungsventil. Ronny macht das im Schlaf. Gut, dass er das im Schlaf macht, weil er letzte Nacht nicht viel davon hatte.
8:45 – Kurz im Auto die Mails checken. 34 neue. Ronny scrollt. Werbung, Werbung, Großhandel, Werbung, Kunde fragt nach Angebot. Ach, der auch. Ronny tippt „Schicke ich heute noch” und weiß, während er tippt, dass das nicht stimmt.
9:30 – Baustelle Hannemann. Ronny braucht die Maße vom Vortermin. Die stehen auf einem Zettel. Der Zettel ist im Büro. Also auf dem Küchentisch. Oder daneben. Oder in der Jacke, die in der Waschmaschine war. Ronny ruft seine Freundin an. Sie findet den Zettel. Unter der Stromrechnung. Die übrigens überfällig ist.
11:00 – Großhandel. Ronny braucht Material für Donnerstag. Oder Freitag? Er schaut ins Notizbuch. Da steht „Do Frd Meier”. Donnerstag? Friedrichstraße? Oder Freitag, Herr Meier? Ronny entscheidet sich für Donnerstag und hofft.
Office Hack »EIN Ort für ALLE Notizen«
Ab heute sind Post-its und lose Notizzettel tabu! Besorge dir einen Buchkalender, ein Notizbuch oder EIN digitales Tool für deine Gedanken und Notizen.
12:30 – Mittag im Auto. Ronny isst ein Brötchen und macht nebenbei das Angebot für Krause. Auf dem Handy. In der Notizen-App. Er wird es später „nochmal ordentlich” machen. Später ist ein sehr flexibler Begriff in Ronnys Leben.
Office Hack »Legende für Notizen definieren«
Aus dem Bereich des Bullet Journaling kommt der Impuls, die verschiedenen handschriftlichen Notizen mit entsprechenden Symbolen zu versehen. Finde dich besser in deinem Notizbuch zurecht, indem du deine Legende festlegst.
– Gedanke
! Wichtig
• Aufgabe – hieraus lässt sich der Fortschritt der Aufgabe definieren:
/ begonnene Aufgabe X erledigte Aufgabe > verschobene Aufgabe hinfällige Aufgabe
º Termin
14:00 – Nächste Baustelle. Anfahrt 40 Minuten. Ronny hätte den Termin mit dem um 15 Uhr tauschen können, der liegt auf dem Weg. Aber dafür hätte er in seinen Kalender schauen müssen. Ronny hat keinen Kalender. Ronny hat sein Gedächtnis. Meistens reicht das.
16:30 – Feierabend auf der Baustelle. Nicht Feierabend im Büro. Ronny muss noch: das Angebot für Krause fertig machen, die Rechnung für Hannemann schreiben, drei Mails beantworten und den Lieferschein für den Großhandel raussuchen, weil die Menge nicht gestimmt hat. Achja, und die Stromrechnung.
18:00 – Zuhause. Küchentisch. Ronnys Freundin hat den Tisch gedeckt. Auf einer Hälfte. Die andere Hälfte gehört dem Montageservice Lehmann. Zwei Stapel Papier, ein Aktenordner mit der Aufschrift „2023” (es ist 2026), ein Taschenrechner und vier Kugelschreiber, von denen zwei nicht funktionieren.
19:30 – Ronny setzt sich an den Rechner. Also an den Laptop, den er sich 2021 gekauft hat und auf dem er drei Ordner hat: „Rechnungen”, „Kram” und „Neuer Ordner (3)“. Das Angebot für Krause. Ronny öffnet Word. Sucht die Vorlage. Findet die Vorlage von 2024. Die Preise stimmen nicht mehr. Ronny rechnet im Kopf. Oder war da eine Excel-Tabelle? Die war auf dem anderen Stick.
Office Hack »E-Mail als Vorlage speichern«
Erstelle dir für wiederkehrende E-Mails unbedingt Vorlagen. Versendest du beispielsweise regelmäßig bestimmte Anlagen wie deine Preisliste oder Informationsmaterial, erstelle eine entsprechende Textvorlage und speichere diese inklusive der Anhänge ab. Dann brauchst du nur noch die E-Mailadresse und Anrede ergänzen.
20:15 – Angebot ist raus. Per Mail. Ohne Anhang. Ronny merkt es nicht.
20:16 – Ronny merkt es.
Office Hack »Versende E-Mails mit Zeitverzögerung«
Um keine Anhänge mehr zu vergessen, kannst du dir angewöhnen, die Anlagen als Erstes an deine E-Mail anzuhängen. Alternativ bietet Outlook die Möglichkeit, E-Mails generell mit Zeitverzögerung zu versenden. Stelle diese standardmäßig auf eine Minute. So hast du 60 Sekunden Zeit, noch Änderungen vorzunehmen, bevor eine E-Mail an den Empfänger rausgeht.
20:20 – Angebot ist raus. Mit Anhang. Die Datei heißt „Angebot_Krause_neu_final_2.docx”.
Office Hack »Benenne Dateien übersichtlich!«
Neben einer guten Ordnerstruktur ist die Dateibenennung ein wesentliches Prinzip der digitalen Ordnung. Um eine chronologische Sortierung zu gewährleisten, gewöhne dich an das Datumsformat JJJJ-MM-TT_Name Dokumentart_ggf. Ergänzungen. In Ronny’s Fall lautet die eindeutige Bezeichnung 2026-05-08 – Krause – Angebot 0815.
20:30 – Die Rechnung für Hannemann macht Ronny morgen. Bestimmt.
21:00 – Ronny sitzt auf dem Sofa. Seine Freundin fragt: „Hast du den Steuerberater zurückgerufen?” Ronny nimmt einen großen Schluck Bier.
21:01 – Nein. Hat er nicht.
Ronny ist gut in dem, was er tut. Richtig gut sogar. Aber sein Büro frisst ihm jeden Tag ein bisschen Lebenszeit. Und langsam merkt er das.
Wie es weitergeht, erfährst du in der nächsten Episode.
Die Office Hacks klingen machbar? Sind sich auch. Wenn du grade keine Zeit hast, das alles auf einmal umzusetzen: Ich weiß wie das ist. Fang mit einem an. Und kommentiere gerne, ob dir die Hacks weiterhelfen.
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