Mit Farben deine Organisation verbessern

Mach dein Büroleben bunt! Struktur und Effizienz durch Colour Coding

Kennst du das Gefühl, von Papierstapeln, endlosen E-Mails und To-do-Listen erschlagen zu werden? Menschen mit vielen parallelen Aufgaben – sei es durch einen vielseitigen Beruf, ehrenamtliches Engagement oder ein intensives Familienleben – stehen oft vor der Herausforderung, den Überblick zu behalten. Die Folge: Stress, Zeitverlust und das Gefühl, ständig hinterherzuhinken. Hier kommt Colour Coding ins Spiel. Eine einfache, aber unglaublich wirkungsvolle Methode, um dein Büro, deinen digitalen Arbeitsplatz und deine Denkweise zu organisieren.

Was ist Colour Coding?

Colour Coding bedeutet, Informationen, Dokumente, Aufgaben, E-Mails, Notizen oder Termine mit Farben zu kategorisieren. Unser Gehirn verarbeitet visuelle Reize schneller als Text. Farben helfen uns, Dinge intuitiv zu erfassen und schneller zuzuordnen. Diese Methode kann in vielen Bereichen genutzt werden, von physischen Ablagesystemen über digitale Organisationstools bis hin zur Aufgabenplanung. Das Beste daran? Es funktioniert für jede Arbeitsweise – egal, ob du ein kreativer Denker oder ein strukturierter Planer bist.

Warum Colour Coding für Menschen mit vielen parallelen Aufgaben besonders hilfreich ist

Ob du beruflich viele Projekte jonglierst, dich in mehreren Bereichen engagierst oder ein dynamisches Familienleben organisierst – ein Farbleitsystem kann dir helfen:

• Den Überblick zu behalten. Kein langes Suchen mehr nach Dokumenten oder E-Mails.
• Projekte visuell zu trennen. Jedes Thema bekommt eine eigene Farbe.
• Prioritäten klar zu erkennen. Wichtige Aufgaben stechen sofort ins Auge.
• Effizienter zu arbeiten durch Timeboxing. Aufgaben oder Termine mit derselben Farbe (und somit demselben Thema) können im Timeboxing-Verfahren bearbeitet werden. Das reduziert mentale Umstellungen und hilft, sich besser zu fokussieren.
• Die eigene Vielseitigkeit sichtbar zu machen. Eine visuelle Vielfalt an Farben in einer Woche oder einem Tag zeigt dir, dass du deinen unterschiedlichen Interessen gerecht wirst und nicht nur einem einzigen Thema folgst.

Möglichkeiten des Colour Codings

1. Farbpsychologie und ihre Wirkung nutzen

Die Wahl der Farben kann bewusst erfolgen, indem du dir die psychologische Wirkung von Farben zunutze machst:

• Rot: Erregt Aufmerksamkeit, signalisiert Dringlichkeit und fördert schnelles Handeln. Verwende rot für die klassischen „To do’s“.
• Blau: Steht für Ruhe, Klarheit und Struktur – ideal für analytische und organisatorische Aufgaben, wie z. B. für Reiseplanung oder Eventorganisation.
• Gelb: Fördert Kreativität und Ideenfindung, eignet sich gut für Brainstorming oder fixe Termine.
• Grün: Symbolisiert Wachstum, Fortschritt und Nachhaltigkeit, ideal für Kundenprojekte oder strategische Planung.
• Orange: Vermittelt Energie und Motivation – passend für Weiterbildung und persönliche Entwicklung.
• Lila: Assoziiert mit Kommunikation und Kreativität, perfekt für Marketing oder Designaufgaben.

2. Integration von Farbcodes in digitale To-do-Listen (Notion & Outlook)

Viele nutzen Outlook und/oder Notion für die Organisation ihres Arbeitsalltags. Um Colour Coding optimal zu integrieren, kannst du:

• Outlook-Kategorien für E-Mails und Termine definieren. Weise deinen E-Mails, Terminen und Aufgaben über Kategorien Farben nach deinem Farbcode zu.
  Tipp: Du kannst dafür Regeln einstellen, so dass E-Mails automatisch einer bestimmten Kategorie zugeordnet werden.
• Farbige Labels in Notion-Datenbanken verwenden: Nutze verschiedene Farben für unterschiedliche Aufgabenarten oder Prioritätsstufen.
• Kalendersynchronisation zwischen Notion und Outlook nutzen: Stelle sicher, dass deine farbkodierten Aufgaben und Termine in beiden Tools übereinstimmen.

3. Farbcodierte Aufgabenplanung

Durch die Farbcodierung kannst du Struktur in deine Aufgabenplanung bringen und bist wesentlich effizienter, denn du kannst ähnliche Themen nacheinander abarbeiten. Blocke dir in deinem Kalender einen bestimmten Zeitraum in einer bestimmten Farbe und erledige in dieser Zeit die mit dieser Farbe markierten Aufgaben.

Nutze Rot für besonders wichtige und dringende Aufgaben, Fristen, Abgabetermine und ähnliches gleich am Anfang des Tages oder dann, wenn deine Energie und Konzentration am besten ist. Markiere Termine beispielsweise in Gelb. Du erkennst sofort, dass du pünktlich sein solltest oder dass du Zeit für die Vorbereitung oder Anfahrt einplanen musst.

In meiner persönlichen Organisation geht es sowohl beruflich als auch privat bunt zu. Nahezu jede E-Mail bekommt eine Farbe zugeordnet und so muss ich die E-Mail oft nicht einmal öffnen, um das Thema zu erkennen. Wenn es Dokumente in Papier geben sollte, verwende ich entsprechend farbige Folien. Und ich nutze die Farbcodierung sogar in meinem Notizbuch, um auch handschriftliche Notizen zu einem bestimmten Thema schnell wiederzufinden. Seit ein paar Wochen hat auch die sogenannte Me-Time, also Zeit für mich, eine bestimmte Farbe. So kann ich bewusst darauf achten, dass ich mir ausreichend Zeit für Bewegung und Entspannung gönne.

So richtest du dein Farbleitsystem ein

Hast du Lust bekommen, die Colour Coding-Methode auszuprobieren? So kannst du vorgehen:

1. Bestimme deine Hauptkategorien. Überlege, welche Themenbereiche in deinem Arbeitsalltag relevant sind.
2. Wähle deine Farben bewusst aus. Nutze Farben, die für dich intuitiv Sinn ergeben und nicht zu ähnlich sind.
3. Definiere eine einheitliche Farbstrategie. Achte darauf, dass du Farben in allen Bereichen (physisch, digital) konsequent gleich verwendest.
4. Richte dein System ein. Beschrifte deine Ordner, erstelle Outlook-Kategorien und passe Notion an deine Farbstrategie an.
5. Nutze Timeboxing mit Colour Coding. Plane Zeitblöcke für Aufgaben derselben Farbkategorie ein, um effizienter zu arbeiten und Ablenkungen zu minimieren.
6. Achte auf Vielfalt in deiner Farbgestaltung. Wer viele Interessen oder Verpflichtungen hat, sollte darauf achten, dass in der Wochen- oder Tagesplanung mehrere Farben vorkommen. So wird sichtbar, dass alle Bereiche ausreichend Beachtung finden.
7. Bleibe konsequent! Der Erfolg hängt davon ab, dass du das Farbsystem regelmäßig anwendest und nicht in alte Muster zurückfällst.

Fazit

Ein durchdachtes Colour Coding-System kann deine Arbeitsweise nachhaltig verbessern. Besonders für Menschen mit vielen parallelen Aufgaben – sei es beruflich, im Ehrenamt oder im Familienalltag – ist es eine ideale Methode, um den Überblick zu behalten und produktiver zu arbeiten. Farben helfen dir, Struktur zu schaffen, deine Prioritäten klar zu erkennen und effizienter zu organisieren. Durch den gezielten Einsatz von Timeboxing und das bewusste Nutzen mehrerer Farben in deinem Wochenplan kannst du nicht nur produktiver, sondern auch zufriedener arbeiten.

Gemeinsam schneller ans Ziel

Du wünschst dir Unterstützung bei deiner Organisation? Ich unterstütze dich gern als Virtuelle Assistentin und Notion Freelancerin. Wenn du wissen möchtest, wie du mit mir zusammenarbeiten kannst, schau gerne einmal in diesen Blogartikel oder nutze das Kontaktformular. Natürlich kannst du mir auch einfach eine E-Mail schreiben.

Und jetzt lass mich gern wissen, ob du bereits mit der Colour Coding-Methode arbeitest. Ich freue mich über jeden Kommentar! Auf ins Happy Office Life!