Ich muss alles alleine schaffen! – Wirklich?

Hast du auch manchmal das Gefühl, dass alles an dir hängen bleibt? Deine Aufgabenliste wird immer länger, dein Kopf immer voller. Obwohl du ständig beschäftigt bist, fühlt es sich an, als würdest du nicht vorankommen. E-Mails beantworten, Termine organisieren, Angebote und Rechnungen schreiben, Projekte umsetzen und Kunden betreuen – alles scheint wichtig zu sein. Und du bist die einzige Person, die es erledigen kann. Hast du dich schon einmal bei diesem Gedanken ertappt? Die Denkweise „Ich muss alles allein schaffen.“ ist eine sehr große Falle, die uns in Dauerstress und Überforderung hält. In diesem Artikel werfe ich einen Blick aus meiner Sicht als Assistentin darauf.

Office Couching – Komm auf meine virtuelle Couch!

Und damit herzlich willkommen in meiner ersten Runde Office Couching – deiner virtuellen Couch für mehr Struktur, Klarheit und weniger Stress im (Berufs-) Alltag. Heute nehmen wir uns den Glaubenssatz „Ich muss alles allein schaffen“ vor und verwandeln ihn in „Ich kann Aufgaben delegieren und vertrauen, dass sie gut erledigt werden.“

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Der Mythos vom „Ich muss alles allein schaffen“

Viele Menschen glauben, dass Delegation entweder unnötig oder zu kompliziert ist. Sie haben Angst, die Kontrolle zu verlieren oder dass die Aufgabe nicht “gut genug” erledigt wird. Außerdem dauert es vermeintlich länger, eine Aufgabe zu erklären, als sie eben mal schnell selbst zu erledigen. Diese Denkweise führt allerdings dazu, dass unsere To-do-Liste immer länger und es immer schwerer wird, einen Ausweg aus diesem Hamsterrad zu finden. Ich selber kenne diese Gedanken natürlich auch, sowohl im Berufsleben als auch im Familienalltag.

Als Assistentin lebe ich allerdings davon, dass Menschen – Führungskräfte, Kolleginnen und Kollegen sowie Kundinnen und Kunden – mir ihr Vertrauen schenken und mir Aufgaben übertragen. Wie so oft im Leben ist dabei klare Kommunikation und Transparenz ein wichtiger Baustein. Ich höre nach wie vor oft den Satz “Wir sollten einmal xxx machen.”, mit dem ich aber überhaupt nichts anfangen kann. Was heißt “wir”? Wer denn? Und “sollten einmal” – ja, sollten, können, müssen und wenn ja, bis wann?

Ich kann eine Aufgabe nur dann und vor allem sehr gut erledigen, wenn die Erwartungshaltung geklärt ist.

Wie du den Glaubenssatz veränderst

Erkennst du dich in dem Gedanken „Ich muss alles allein schaffen“ wieder? Was wäre, denn du mehr Zeit für Dinge hast, die dich interessieren? Delegation bedeutet, dass du deine Energie gezielter einsetzen kannst.

1. Erkenne, welche Aufgaben du abgeben kannst

Der erste Schritt zur erfolgreichen Delegation ist, zu verstehen, dass nicht alles in deinem Verantwortungsbereich liegen muss. Erstelle eine Liste mit Aufgaben, die viel Zeit kosten, dir wenig Freude bereiten oder dich von wichtigeren Dingen abhalten. Für den Anfang könnten das administrative Tätigkeiten oder unkritische Routineaufgaben sein. Vielleicht solltest du dir auch den Gedanken erlauben, dass ein Profi manche Aufgaben sogar effektiver erledigen kann.

2. Lerne, klar zu kommunizieren

Eine der häufigsten Sorgen beim Delegieren ist, dass andere nicht genau wissen, was sie tun sollen. Gute Kommunikation kann das verhindern. Erkläre glasklar deine Erwartungen, gib eine kurze Anleitung und ermögliche Rückfragen.

Einmal richtig erklärt, erspart dir eine delegierte Aufgabe in Zukunft viel Zeit. Was die Kommunikation angeht, halte ich Transparenz und gegenseitiges wertschätzendes Feedback für immens wichtig. So bleibst du über den Status deiner delegierten Aufgabe informiert und es kann gegenseitiges Vertrauen aufgebaut werden.

3. Erstelle Kurzanleitungen und Prozessbeschreibungen

Was beim Delegieren außerdem hilft, sind Anleitungen und Prozessbeschreibungen. Das muss keine immens umfangreiche Dokumentation sein. Wenn eine Aufgabe delegiert wird, schreibe in Stichpunkten die einzelnen Schritte auf und füge vielleicht unterstützend Bilder ein. Anhand der Anleitung kann die Person, welche die Aufgabe übernimmt, anschließend prüfen, ob die Anleitung ausreicht und sie gegebenenfalls noch erweitern. So erstellst du Schritt für Schritt nebenbei dein Unternehmenshandbuch. Nicht nur, dass eine erneute Delegation an eine andere Person wesentlich einfacher ist. Sicher entdeckst du bei der Beschäftigung mit deinen Prozessen auch noch Optimierungspotenzial.

4. Nutze digitale Tools, um den Überblick zu behalten

Wenn du Angst hast, den Überblick zu verlieren, dann arbeite mit digitalen Tools wie zum Beispiel Outlook, Asana oder Notion. Darin kannst du anderen Personen Aufgaben zuweisen und deren Status jederzeit nachverfolgen. „Aus den Augen, aus dem Sinn“ hat keine Chance mehr.

So hilft dir Notion beim Delegieren von Aufgaben

Wenn du meine vorigen Blogartikel gelesen hast, weißt du vielleicht schon, dass ich großer Fan von Notion bin. In meinem Leben vor Notion habe ich mit Excellisten, Outlookaufgaben, Notiz- und Projektbüchern hantiert, um meine vielen und vor allem vielseitigen Aufgaben und Ideen im Blick zu behalten. Heute nutze ich für alles ein Notion Dashboard, in welches ich meine Aufgaben integriere. Wenn einmal alle Aufgaben erfasst sind, lassen sich diese natürlich viel einfacher delegieren.

Eine ganz simpel aufgebaute Aufgaben-Datenbank enthält folgende Spalten:

• Aufgabe (Was genau muss erledigt werden?)
• Fälligkeitsdatum (Bis wann muss es erledigt sein?)
• Status (Offen, In Bearbeitung, Erledigt)
• Kategorie (Thema)
• Priorität (Hoch, Mittel, Niedrig, Idee)
• Verantwortliche Person (Wer übernimmt die Aufgabe?)

So kannst du jederzeit nachvollziehen, welche Aufgaben gerade laufen und Priorität haben.

Kann ich etwas für dich tun?

Ich würde mich freuen, wenn ich dich inspirieren konnte, über deine Organisation nachzudenken. Jetzt bist du dran! Welche Aufgaben könntest du delegieren? Hinterlass gerne einen Kommentar – ich bin gespannt auf deine Gedanken!

Noch ein Hinweis in eigener Sache: Es wäre unterlassene Hilfeleistung, dich an dieser Stelle nicht auf meine Dienstleistung als Notion Freelancerin und Virtuelle Assistentin hinzuweisen. Gemeinsam loten wir Potenzial für Verbesserungen in deiner Organisation und Administration aus. Selbstverständlich unterstütze ich dich auch gerne bei der Umsetzung. Kontaktiere mich doch am besten gleich.