In unserer heutigen schnelllebigen Welt ist Zeit für viele das wertvollste Gut. Die meisten von uns kämpfen damit, alle möglichen Verpflichtungen zu erfüllen, während persönliche Ziele und Freizeit eher auf der Strecke bleiben. Aus meiner Sicht könnte der Satz: “Es geht nicht darum, Zeit zu haben. Es geht darum, Zeit zu schaffen.” treffender nicht sein.
Als persönliche und virtuelle Assistentin ist es mein Ziel, Menschen genau dabei zu unterstützen: Zeit zu schaffen. Zeit, die in wichtige Projekte, persönliche Weiterentwicklung, Freizeit oder Zeit für Familie und Freunde investiert werden kann. Warum ist es so wichtig, Zeit zu schaffen, anstatt darauf zu hoffen und zu warten, dass sie irgendwann verfügbar sein wird?
Es ist eigentlich ganz einfach: unsere Zeit ist endlich. Punkt. Wenn wir davon ausgehen, dass wir 80 Jahre alt werden, stehen uns grob gerechnet ca. 701.000 Stunden Lebenszeit zur Verfügung. Ab dem Alter von etwa 20 Jahren stehen wir auf eigenen Füßen und können unser Leben und unseren Alltag größtenteils selbst gestalten. Etwa 175.000 Stunden sind bis dahin schon abgelaufen und etwa 58.000 weitere Stunden werden wir verschlafen, einen weiteren großen Teil mit Arbeiten, Haushalt, Warten oder was auch immer verbringen. Die Zeit, die wir für Dinge aufwenden können, die uns wichtig sind oder die wir einfach gern machen, ist also eher rar und damit sehr kostbar. Da wir nicht sicher davon ausgehen können, dass wir auch im Alter noch zu allen schönen Dingen in der Lage sein werden, ist es also wichtig, das JETZT bewusst zu gestalten.
Zeit ist etwas, das immer existiert und es besteht lediglich die Frage, wie wir sie nutzen. Aber was kann man tatsächlich tun, um Zeit zu schaffen? Hier ein paar Ideen:
Ordnung und Struktur schaffen
Hand aufs Herz – Wie viel Lebenszeit verbringst du mit Suchen und womöglich entsprechendem Fluchen? Wie oft überlegst du bei nicht ganz so regelmäßigen Tätigkeiten, wie etwas funktioniert? Und wie oft überlegst du, welches Passwort du verwendet hast? Wenn du Mitarbeiter hast: Wie oft hast du Dinge schon erklärt?
Insbesondere beim Thema Ordnung und Struktur sehe ich die größte Hürde und dennoch die einfachste und beste Möglichkeit, Zeit zu schaffen. Such- und Klickzeiten verringern, einheitliche Ablage, Vorlagen und Regeln schaffen, Prozesse dokumentieren, analysieren und optimieren, Aufgaben automatisieren. Das alles klingt nach viel Arbeit, ist mit Unterstützung aber hervorragend zu bewerkstelligen und schafft richtig viel gewonnene Zeit.
Prioritäten setzen und Aufgaben delegieren
Eine weitere Herausforderung bei einem vollen Terminkalender ist es, Prioritäten zu setzen. Es gibt einfach Aufgaben, die nur du machen kannst. Und dann gibt es Aufgaben, von denen zu DENKST, dass nur du sie machen kannst. Viel zu oft verschwinden wirklich wichtige Aufgaben im Lärm des Alltags und führen zu unnötigem Stress, da sie den lieben langen Tag in unserem Kopf herumgeistern.
Im Businesskontext kann hier eine Assistentin wunderbar unterstützen, indem du zum Beispiel Routinetätigkeiten, administrative Aufgaben, Auswertungen oder Recherchen delegierst. Auch im Privatleben kannst du überlegen, welche Aufgaben von anderen Familienmitgliedern übernommen werden könnten. Was es dafür braucht, ist deine Entscheidung und das Vertrauen, dass auch eine andere Person in der Lage ist, eine Aufgabe zu übernehmen.
Routinen schaffen – Gewohnheiten ändern
Überlegst du beim Zähneputzen, wie es funktioniert? Natürlich nicht. So ist es mit Routinen, sie laufen automatisch nebenbei. Schaffe dir nach und nach Routinen im Alltag und im Business. Checke zum Beispiel nur zu bestimmten Zeiten dein E-Mailpostfach. Oder nimm dir gleich als Allererstes jeden Tag 5 Minuten Zeit für deine Mitarbeiter (räumt häufig viele Zwischenfragen im Laufe des Tages aus). Oder geh jeden Dienstag schwimmen. Plane und blocke jeden Sonntag deine privaten Termine. Oder was auch immer. Du weißt schon, was ich meine.
Die Frage nach dem WIE ist eigentlich leicht beantwortet, dennoch ist es keine einfache Aufgabe. Denn was wir in erster Linie tun müssen, ist unsere Gewohnheiten zu analysieren und zu ändern. Blocke bzw. plane dir feste Zeiten für Sport, für Pausen, für private Termine und all das, was dir wichtig ist im Kalender ein und organisiere den Rest drum herum. Wenn du im Büro eine stressige Phase hast, plane dir unbedingt Pausen ein, zum Essen (manche vergessen sogar zu trinken) und verlasse deinen Arbeitsplatz am besten sogar für einen kurzen Spaziergang, um dich zu bewegen. Jetzt kommt ein Kalenderspruch, der aber 100 % Wahrheit in sich trägt: Nur wenn du gut für dich sorgst, kannst du auch gut für andere sorgen. Das, was du dafür brauchst, ist eine Entscheidung und die Disziplin, es ab sofort ein bisschen anders und ein bisschen besser zu machen.
Wenn du absolut keine Möglichkeit dafür siehst, ist es meines Erachtens aller höchste Zeit, Unterstützung zu suchen. Sei es im Privatleben durch eine Hilfe im Haushalt, im Business durch einen Coach und/oder eine Assistentin oder andere Möglichkeiten und Entscheidungen, dir Freiräume zu schaffen.
Fakt ist: Zeit zu schaffen ist deine bewusste Entscheidung. Niemand hat Zeit im Überfluss, doch wenn du Maßnahmen ergreifst, kannst du dir Freiräume schaffen. Wenn es Herausforderungen organisatorischer oder administrativer Natur für dich gibt und ich dir dabei helfen kann, schreib mir gerne. Ansonsten bin ich wie immer gespannt auf Feedback und freue mich über jeden Kommentar.