Es braucht kein perfektes Office Management, um erfolgreich zu sein. Aber mit einem funktionierenden Office Management macht Erfolg einfach mehr Spaß. Während meiner Ausbildung habe ich noch Steno gelernt, Faxe und Briefe verschickt. Die Posteingangsbox quoll regelmäßig über. Ein sichtbares Zeichen, dasses im Unternehmen „lief“. Das Wort Office Management gab es noch nicht, aber irgendwie funktionierte es trotzdem.
Die Entwicklung im administrativen Bereich hat in den letzten Jahren unglaublich an Fahrt aufgenommen. Selbst für Profis ist es nicht ganz einfach, bei diesem Tempo mitzuhalten. Es gibt ständig eine Vielfalt an neuen Tools, die uns den schnellen und 100%igen Erfolg versprechen. Wenn man sich dann für ein Tool entschieden hat, fehlt es oft an der Zeit, um in dessen Tiefen einzutauchen und das Beste für sich herauszuholen. Die Digitalisierung schreitet rasant voran und wir kommen oft kaum hinterher.
Es ist jedoch nicht nur die technische Überforderung, die uns zur Verzweiflung bringt, sondern auch die sichtbare und vor allem unsichtbare Masse an Aufgaben. Die To-dos scheinen sich immer immer wieder selbst zu vervielfältigen. Der Berg, den wir vor uns herschieben, wird höher und höher. Damit meine ich die unzähligen Zettel, die auf vielen Schreibtischen ihr Dasein fristen. Die vielen ungelesenen E-Mails im Posteingang. Darüber hinaus wollen KPIs (Kennzahlen) getrackt werden usw.
Nun gibt es viele Entschuldigungen, wenn jemand seinen Schreibkram nicht im Griff hat. Wer die Ordnung liebt, ist zu faul zum Suchen und ja, vielleicht gibt es auch Genies, die das Chaos beherrschen. Aber was bedeutet es denn nun, kein gutes Office Management zu haben? In diesem Blogartikel zeige ich dir sieben unterschätzte Folgen von unzureichendem Office Management – und was du konkret tun kannst:
1. Du verwechselst Produktivität mit Beschäftigtsein
Wer kein gutes Office Management hat, ist oft super beschäftigt, aber nicht unbedingt produktiv. Du bist den ganzen Tag am Machen, aber am Ende fühlt es sich an, als wäre nichts wirklich vorangegangen. Womöglich verzettelst du dich sogar mit unwichtigen Aufgaben. Du hast eine 60-Stunden-Woche und wirst dafür bewundert. Vielleicht auch bemitleidet. Bedeutet wenig Zeit zu haben automatisch auch erfolgreich zu sein? Wohl eher nicht.
Beobachte dich doch einmal in den nächsten Tagen, ob du wirklich produktiv umsetzt und am Ende des Tages zufrieden mit dem Erreichten bist. Hast du dir ein Ziel gesetzt? Nimmst du dir Fokuszeit, um wirklich produktiv zu arbeiten? Weißt du überhaupt, was alles zu tun ist und hast du eine Idee davon, wie viel Zeit du dafür benötigst? Machst du alles allein oder könntest du Aufgaben delegieren?
2. Du wirst zum Gedächtniskünstler
… und verlierst trotzdem den Überblick. Du hast ein Gedächtnis wie ein Elefant, dein Auftragsbuch und komplettes Unternehmens-Wiki quasi im Kopf. Du erinnerst dich an Kundengespräche, Fristen, offene To‑dos – ständig. Das kostet dich nicht nur Fokus, sondern auch Energie, die du besser in deine eigentliche Arbeit stecken könntest. Schau dazu auch gerne einmal in meinen Blogartikel „Ich muss alles alleine schaffen! Wirklich?“ hinein.
An dieser Stelle möchte ich dir auch mein Angebot ans Herz legen. Ein aufgeräumter Schreibtisch bzw. Desktop sorgt für einen aufgeräumten Kopf.
3. Du verlierst Energie an Kleinkram
Ohne eine gute Aufgabenstruktur gibt es viele kleine Unterbrechungen: „Wo ist die Rechnung?“, „Wie war nochmal das Zoom-Passwort?“ oder „Was sollte ich heute noch machen?“ Unser Gehirn braucht 20 Minuten, bis es konzentriert bei der Sache ist. Jedes Mal springst du gedanklich hin und her und selbst Kleinigkeiten dauern eine Ewigkeit. Manche Aufgaben nehmen gar nicht so viel Zeit in Anspruch und die kannst du bündeln. Alles, was maximal drei Minuten dauert, kannst du sofort erledigen – natürlich vorausgesetzt, du sitzt am Schreibtisch. Richte dir täglich Zeitblöcke für den Kleinkram ein und unbedingt Fokuszeiten für konzentriertes Arbeiten an umfangreicheren Themen. In dieser Zeit gilt: Keine Unterbrechung und keine Ablenkung.
4. Du verbrennst deine Zeit
Was wie „nur mal schnell was suchen“ wirkt, summiert sich. Jeden Tag 15 Minuten für E-Mail-Suche, 10 für Dateisuche, 20 für „Wo hatte ich das nochmal notiert?“ – das ergibt am Monatsende mehrere verlorene Arbeitstage. Ungesehen, unbemerkt und unbezahlt. In diesem Zusammenhang zahlt sich ein gutes Office Management besonders schnell aus. Wie schon erwähnt, ist Sucherei nicht nur nervig, sondern kostet wertvolle Zeit. Hier helfen so einfache Dinge wie ein Passwortmanager und ein durchdachtes, einheitliches Ablagesystem.
5. Du bist die einzige Person, die dein System versteht
Ein funktionierendes Office Management setzt voraus, dass es Regeln gibt, die du selbst und auch Teammitglieder kennen und einhalten. Routinen können viel Sicherheit geben. Dazu müssen diese abgestimmt und bestenfalls schriftlich kommuniziert sein. Welche Prozesse gibt es? Wer ist verantwortlich und wer hat wann welche Aufgabe zu erledigen? Wenn Prozesse analysiert und dokumentiert werden, erkennen wir oft schneller Optimierungspotenzial, weil wir uns intensiv damit befassen. So etwas hat in Bürokreisen schon oft für Schmunzler gesorgt. Warum machen wir das eigentlich? Weil es schon immer so war … Eine derartige Dokumentation bringt gleich den Vorteil mit sich, dass sich Aufgaben wesentlich schneller delegieren lassen, denn die Anleitung ist ja vorhanden.
6. Du arbeitest gegen dich selbst
Du notierst etwas auf irgendeinem Zettel, dann nochmal in der To‑do-App und verschickst zusätzlich eine E-Mail an dich selbst. Du findest dich in drei Tools wieder – aber keines passt zu deinem Workflow. Systemchaos vom Feinsten. Finde Methoden und Tools, die zu dir und deiner Arbeitsweise passen. Du solltest dich nicht nur verändern – du musst. Egal welches Tool du nutzt – verwende ausschließlich dieses und du weißt, dass du dich auf dich selbst verlassen kannst. Meine Empfehlung liegt ganz klar bei Notion, aber es gibt selbstverständlich auch andere Tools, mit denen es sich hervorragend arbeiten lässt. In meinem Blogartikel „Meine liebsten Tools für strukturiertes Arbeiten“ stelle ich ein paar meiner Lieblingstools vor.
7. Deine Kunden merken mehr, als du denkst
Das ist vermutlich die schlimmste aller Konsequenzen. Ein nicht verschicktes Angebot oder eine vergessene Rückmeldung wirken unprofessionell und lassen das Vertrauen schwinden. Es geht nicht darum, sofort reagieren zu müssen. Vielmehr geht es darum, dass sich der Kunde auf dich verlassen kann. Oft hilft dem Vertrauensverhältnis schon eine kurze Info bzw. die Angabe eines zeitlichen Horizonts weiter. Dafür dürfen gerne die heutigen technischen Möglichkeiten genutzt werden. Die Kontaktdaten hast du vermutlich ohnehin gespeichert. Trage die Aufgabe in dein Tool ein, so dass sie erstmal raus aus deinem Kopf ist und du sie nicht vergessen kannst. Warum nicht einfach eine kurze Text- oder Sprachnachricht per WhatsApp zum aktuellen Stand?
Fazit
Stell dir vor es ist Montagmorgen und die neue Woche liegt vor dir. Bisher hast du Montage gehasst, weil ein Montag für dich bisher auch immer eine kleine Überraschungstüte war. Mit einem funktionierenden Office Management aber hast du
- dir täglich ungestörte Fokuszeit eingeplant und der lästige Kleinkram wird sofort erledigt.
- benutzt du Tools, die für dich arbeiten und dich entlasten.
- hast du dir Themenblöcke eingerichtet, um dich nicht jedes Mal neu eindenken zu müssen.
- eine Wiedervorlage, welche dich rechtzeitig an Abgabetermine und ähnliches erinnert.
- deine Such- und Klickzeiten erheblich verringert.
- einen Schreibtisch mit freien Flächen.
- eine Aufgabenliste, an der du auf einen Blick erkennst, was heute anliegt und was davon Priorität hat.
- die Möglichkeit, deine Ressourcen viel besser einzuschätzen.
Wer immer tut, was er schon kann, wird immer bleiben, was er ist.
Henry Ford
Veränderung geschieht nicht von heute auf morgen. Es dauert seine Zeit, bis sich neue Prozesse etabliert haben. Sicher gehört auch eine gehörige Portion Disziplin dazu. Wenn du dir Unterstützung wünschst, melde dich gerne – per E-Mail, Telefon, WhatsApp oder Buchungskalender.