Schiebst du auch gerne den nervigen Bürokram vor dir her? Es geht vielen Selbstständigen so, dass sie keine Zeit oder kaum Motivation haben, sich umfassend um ihren Schreibkram zu kümmern. Damit ist schließlich nicht das Geld zu verdienen, dafür ist man als Handwerker oder Dienstleister morgens nicht aufgestanden.
Und so türmt sich nach und nach ein Berg auf, der irgendwann unüberwindbar scheint und so langsam zur Bremse für dein Business wird. Nicht nur, dass die Themen permanent im Kopf umherschwirren. Man verbringt unglaublich viel Zeit mit Suchen und verbrennt dadurch letztendlich bares Geld.
Wenn ich in ein Büro komme, nehme ich sofort die drei typischsten Bremshebel wahr:
- Kleben überall Post-its und liegen Notizzettel herum?
- Wie sieht die Ablage aus?
- Wie steht es um die Terminplanung?
Diese drei Bremsen lassen sich relativ einfach lösen, indem man dieses Verbesserungspotential für sich erkennt und vor allem Dinge anders – besser – macht. Das Problem dabei ist, dass der Mensch von Veränderungen oft überfordert ist und diese erst einmal ablehnt. Schließlich muss er in erster Linie an sich selbst arbeiten, was für die meisten einen großen Schritt aus der Komfortzone und somit eine Hürde darstellt.
Aber diese Arbeit lohnt sich! Denn das noch größere Problem ist, dass der Mensch im Wesentlichen Zeit verliert – das wertvollste Gut, das wir haben. Lebenszeit, die für viel Schöneres verwendet werden kann. Sei es für das eigene Geschäft, für das man einmal losgegangen ist, für Freizeitaktivitäten, für die Familie oder schlicht und ergreifend zum Erholen.
Wie kommt ein ausgebremstes Büro nun also wieder in Fahrt?
Bremshebel 1: Lose Notizen & Post-its
Schauen wir uns Bremshebel 1 an: Notizzettel und Post-its. Das sind für mich lose Gedanken, die immer wieder im Kopf umherschwirren und ständig für Stress sorgen. Mitunter führen diese Zettel auch ein Eigenleben, verschwinden gerne und tauchen irgendwann irgendwo wieder auf. Mitunter ist dann kaum noch zu erraten, was es mit diesem Zettel auf sich hatte. War er wichtig? Schon erledigt?
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, um dem Zettelkram Herr zu werden. Man kann sich schon sehr gut mit einem Kalenderbuch oder Notizbuch organisieren. Ich würde jedoch unbedingt zu einem digitalen Tool raten. Der Kalender ist eines der wichtigsten Tools und zum Organisieren leisten Outlook und OneNote hervorragende Dienste.
Mein persönlicher Gamechanger war Notion. Stell dir vor, die Anrufnotiz, die normalerweise auf einem Notizzettel landen würde, geht jetzt stattdessen in deine digitale Aufgabenliste. Du wirst daran erinnert und du kannst sie zu einem beliebigen Zeitpunkt einem Projekt, einem Mitarbeiter oder einem anderen Termin zuordnen. Dein Kopf braucht sich erst einmal nicht mehr damit zu beschäftigen und du kannst deine Aufgaben strukturiert abarbeiten.
Bremshebel 2: eine chaotische Ablage
Auch hier gibt es verschiedene Ansätze und Lösungsmöglichkeiten, um den Schreibtisch von den lästigen Papierhaufen zu befreien. So ganz ohne Papier geht es bei vielen (noch) nicht und es ist durchaus auch einmal ganz angenehm, auf ein Blatt zu schauen statt ins Handy oder auf den PC-Bildschirm.
Eine durchdachte und strukturierte Ablage kann unglaublich viel Zeit sparen. Wer auf Papier nicht verzichten kann oder möchte, sollte sich einmal mit den Systemen von Mappei und Classei beschäftigen. Diese Unternehmen bieten ein ausgeklügeltes System an, um eine funktionierende Wiedervorlage einzurichten und Papierunterlagen aufzubewahren. Die Suchzeiten verkürzen sich drastisch! Ein Griff und das Dokument ist abgelegt oder wiedergefunden.
Kommen wir zur digitalen Ablage. Bei vielen herrscht hier das blanke Chaos. Dateien sind unklar benannt, mehrfach abgelegt, es gibt eine chaotische Ordnerstruktur. Hauptsache schnell abgelegt. Aber auch schnell wiedergefunden? Eher nicht. Die Klick- und Suchzeiten sind nicht zu verachten, hier entsteht eine sehr große Verschwendung von Ressourcen. Einmal Standards festlegen, einmal richtig aufräumen und sich danach dranhalten. Absolut machbar!
Bremshebel 3: Kalendermanagement
Der Tag hat nun mal nur 24 Stunden. Besser wird’s nicht. Der Arbeitstag sollte 8 bis maximal 10 Stunden haben. Wie viele Unternehmer sitzen noch im Büro, wenn sich die Mitarbeiter in ihrem wohlverdienten Feierabend befinden? Und haben nicht einmal ansatzweise das Gefühl, das zu schaffen, was sie sich vorgenommen hatten?
Erstmal – es gibt Kalender! Wandkalender, Buchkalender, digitale Kalender. Im ersten Schritt werden darin alle (!) Abwesenheiten erfasst: Urlaube, Messebesuche, Weiterbildungen – ALLES! Auch private Termine wie anstehende Arztbesuche, Kita- oder Schultermine sollten mit der entsprechenden Kennzeichnung „privat” eingetragen werden, denn nicht immer lässt sich das Privatleben nur nach Feierabend unterbringen. Hier ist auch an eventuelle Fahr- oder Reisezeiten zu denken. Diese Zeit ist verplant und geht von deinem verfügbaren Zeitkontingent ab. Mir hilft es sehr, meine Termine farblich, also nach Kategorien, zu kennzeichnen.
Jeder Handwerker weiß, dass die gute Planung eines Projekts die halbe Miete ist. Mit Aufgaben- und Kalenderplanung verhält es sich nicht anders. Wenn du dir regelmäßig Zeit für deine Planung nimmst, erkennst du Schwachstellen viel früher und kannst gegensteuern. Nimm dir einmal im Monat Zeit, um die festen Termine zu aktualisieren, führe eine Wochenplanung ein und schau natürlich täglich in deine Planung für die nächsten Tage. In Kombination mit einer detaillierten Aufgabenplanung solltest du dich von Frust und Überforderung schnell lösen können.
Bürochaos? Ohne mich!
Das Schaffen einer funktionierenden Bürostruktur ist harte Arbeit, die nicht jedem liegt. Man muss Ressourcen dafür freischaufeln, die ohnehin schon nicht vorhanden sind.
Wenn ich dir helfen kann, die Bremshebel in deinem Büro zu lösen, buche gern einen Kennenlerntermin – kostenlos und unverbindlich. Wir sprechen darüber, wo es am meisten hakt und wo du dir Entlastung und Unterstützung wünschst.
Im nächsten Schritt wird es konkreter. Ich schaue mir deine Themen persönlich an und wir sprechen darüber, welche Tools du wie nutzt. Vielleicht kann ich dir auch schon erste Empfehlungen und Ideen geben. Im Anschluss bekommst du mein Konzept und ein Angebot für eine mögliche Zusammenarbeit.
Eine Übersicht über meine Leistungen findest du hier.
Vielen Dank dass du bis hierhin gelesen hast! Ich hoffe, du konntest ein paar Impulse für dich mitnehmen. Hinterlasse gern einen Kommentar, darüber freue ich mich sehr!
Herzliche Grüße aus meinem Denkarium* und eine gute Zeit ohne Bürochaos wünscht
Sandra von Bürochaos? Ohne mich!
* Der Begriff „Denkarium“ ist mir bei Kristina Priller begegnet. Schaut gern einmal bei ihr vorbei, sie holt sich auch ihre Zeit zurück und gibt allerlei familientaugliche Tipps zu diesem Thema.
PS: Titelbild und Bilder KI-generiert mit ChatGPT.