Du steckst im Tagesgeschäft und das Büro läuft so nebenbei mit? Aufgaben bleiben liegen, Ablagen wachsen vor sich hin und irgendwann kostet dich das täglich Zeit und Nerven?
Genau hier setze ich an. Ich bringe Struktur in dein Büro, optimiere Abläufe und übernehme Aufgaben, die im Alltag liegen bleiben – damit du dich auf dein Kerngeschäft konzentrieren kannst. Remote oder auf Wunsch und nach Möglichkeit vor Ort.
Wie wir starten
Bevor wir über konkrete Leistungen sprechen, schauen wir gemeinsam auf dein Büro. Der Einstieg ist immer gleich – und immer kostenlos:
Kurzes Vorgespräch Per Telefon oder Zoom klären wir, worum es geht und ob ich die Richtige dafür bin.
Vertraulichkeitsvereinbarung Da ich in der Bestandsaufnahme Einblick in deine Unterlagen und Daten bekomme, erhältst du vorab eine von mir unterschriebene Vertraulichkeitsvereinbarung. So weißt du von Anfang an, dass deine Informationen sicher sind.
Bestandsaufnahme (ca. 60 Minuten) Ich verschaffe mir einen Überblick über deine Ablagen, Abläufe und Strukturen – remote oder vor Ort. Am Ende bekommst du eine ehrliche Einschätzung: Was sind die größten Baustellen, wo gibt es schnelle Hebel, die sofort Entlastung schaffen, und wie würde ich vorgehen?
Das alles ist kostenlos und unverbindlich. Danach entscheidest du, ob und wie wir zusammenarbeiten.
Was ich für dich tun kann
Mein Angebot gliedert sich in verschiedene Bereiche. Du kannst jeden Bereich einzeln buchen – oder wir kombinieren, was für dich sinnvoll ist.
Struktur & Ordnung ins Büro bringen
Du suchst eine Rechnung und findest sie nicht. Drei Versionen derselben Liste liegen im Ordner – aber welche ist aktuell? Auf dem Server hat jeder seine eigene Logik, und die Papierablage quillt über. Solche Kleinigkeiten kosten täglich Zeit – und summieren sich.
Ich bringe Ordnung in deine Ablagen – digital, analog oder beides. Einmal richtig, damit es danach funktioniert.
Was ich mache:
- Bestehende Ablagen sichten und bewerten
- Ordnerstrukturen aufräumen – digital und analog
- Doppelte und veraltete Daten bereinigen
- Klare Regeln festlegen: wo liegt was, wer arbeitet wie damit
- E-Mail-Postfächer übersichtlich strukturieren
- Dokumentation, damit die Ordnung auch bleibt
Wie wir zusammenarbeiten:
In der Bestandsaufnahme schaue ich mir an, was da ist und wo es hakt. Dann räume ich auf – sortiere, strukturiere und vereinheitliche. Am Ende bekommst du ein System, das du und dein Team im Alltag wirklich nutzen könnt. Inklusive klarer Regeln, damit die Ordnung bleibt.
Ergebnis: Informationen sind jederzeit schnell auffindbar. Kein Suchen mehr, kein Rätselraten, kein schlechtes Gewissen wegen liegengebliebener Stapel.
55 € pro Stunde. Remote oder auf Wunsch vor Ort.
Prozesse und Arbeitsabläufe optimieren
Jeder neue Mitarbeiter bekommt gesagt: „Frag einfach, wenn du was brauchst.“ Aber was passiert, wenn niemand da ist, den man fragen kann? Wiederkehrende Aufgaben werden jedes Mal neu gedacht, Zuständigkeiten sind unklar und Abläufe kosten mehr Zeit, als sie müssten.
Ich analysiere bestehende Abläufe und entwickle gemeinsam mit dir Prozesse, die im Alltag wirklich funktionieren – ohne Rückfragen und Umwege.
Was ich mache:
- Bestehende Arbeitsabläufe analysieren
- Engpässe und Reibungsverluste identifizieren
- Klare Prozesse definieren – mit Zuständigkeiten und nächsten Schritten
- Vorlagen und Checklisten für wiederkehrende Aufgaben erstellen
- Fristen und Wiedervorlagen sauber organisieren
Ergebnis: Weniger Fehler, weniger Abstimmung, reibungslose Abläufe – auch wenn du mal nicht im Büro bist.
65 € pro Stunde. Inkl. Beratung – nicht nur Umsetzung.
Assistenz der Geschäftsführung
Du bist Chef, Verkäufer, Projektleiter und Troubleshooter in einer Person. Für die Dinge, die direkt auf deinem Tisch landen – vertraulich, komplex, zeitkritisch – brauchst du jemanden, der mitdenkt, selbstständig handelt und keine ständige Einweisung braucht.
Ich bringe über 25 Jahre Erfahrung in Assistenz- und Office-Management-Rollen mit – in Unternehmen unterschiedlicher Größe, wo ich eigenverantwortlich, strukturiert und nah am Tagesgeschäft gearbeitet habe. Diese Erfahrung steht dir flexibel zur Verfügung – ohne Festanstellung, ohne Lohnnebenkosten.
Was ich übernehme:
- Postfachbearbeitung und Korrespondenz – auch im Namen der Geschäftsführung
- Terminplanung und Kalenderführung
- Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings und Besprechungen
- Reisemanagement: Buchung, Organisation, Abrechnung
- Datenaufbereitung und Recherche
- Kommunikation mit Kunden, Lieferanten und Partnern
- Überwachung von Fristen und Wiedervorlagen
- Rechnungslegung und -prüfung
Ergebnis: Du hast eine verlässliche Unterstützung, die deine Arbeitsweise kennt, mitdenkt und Aufgaben eigenständig erledigt – damit du dich auf die Dinge konzentrieren kannst, die wirklich deine Aufmerksamkeit brauchen.
55 € pro Stunde. Remote oder auf Wunsch vor Ort.
Laufende Unterstützung im Backoffice
Du brauchst jemanden, der dir im Hintergrund den Rücken freihält? Ich übernehme die Aufgaben, die im Alltag liegen bleiben – zuverlässig und ohne dass du dich darum kümmern musst.
Was ich übernehme:
- E-Mails sichten und beantworten
- Termine koordinieren
- Rechnungen schreiben oder prüfen
- Daten und Unterlagen pflegen
- Reisen organisieren
- Wiedervorlagen und Fristen im Blick behalten
Ergebnis: Entlastung im Alltag und mehr Zeit für dein Kerngeschäft. Die Dinge im Hintergrund laufen, ohne dass du ständig nachsteuern musst.
Du hast die Wahl zwischen flexibler stundenweiser Zusammenarbeit und festen monatlichen Paketen:
Stundenweise buchen
Ideal zum Kennenlernen oder für unregelmäßigen Bedarf. 45 € pro Stunde, Mindestabnahme 2 Stunden pro Auftrag.
Backoffice-Paket S – 8 Stunden pro Monat
Planbare Entlastung für deinen Büroalltag. Das reicht zum Beispiel für 2x pro Woche Postfach sichten, Termine koordinieren und Rechnungen vorbereiten. 360 € pro Monat (= 45 €/Std). Mindestlaufzeit 3 Monate, danach monatlich kündbar.
Backoffice-Paket M – 16 Stunden pro Monat
Mehr Entlastung für Betriebe, bei denen das Büro mehr als ein paar E-Mails pro Woche braucht. Das reicht zum Beispiel für tägliches Postfach-Management, Termin- und Kalenderkoordination, Rechnungslegung und -prüfung, Reiseorganisation und laufende Datenpflege. 672 € pro Monat (= 42 €/Std). Mindestlaufzeit 3 Monate, danach monatlich kündbar.
Bei den Paketen bekommst du eine feste Ansprechpartnerin, bevorzugte Bearbeitung bei dringenden Themen und eine monatliche Übersicht über erledigte Aufgaben.
Digitale Organisation mit Notion
Du willst deine Aufgaben, Kunden, Aufträge oder Wiedervorlagen endlich an einem Ort haben – übersichtlich und von jedem Gerät erreichbar? Ich baue dir ein Notion-System, das genau zu deinem Arbeitsalltag passt.
Notion-Modul – ein Bereich, der funktioniert Du brauchst eine Lösung für einen konkreten Bereich, ohne gleich ein ganzes System aufzubauen? Ich erstelle dir ein einzelnes Modul – einfach, übersichtlich, sofort einsatzbereit. Zum Beispiel eine Zeiterfassung mit Auswertung, digitale Reparaturaufträge, eine Wiedervorlagen- und Fristenübersicht oder eine Kunden- und Lieferantenübersicht. Ab 220 € pro Modul. Jedes Modul funktioniert eigenständig und lässt sich später mit weiteren Modulen kombinieren.
Notion-Dashboard – mehrere Bereiche vernetzt Du willst nicht nur einen Teilbereich abbilden, sondern mehrere Bereiche miteinander verknüpfen? Ich baue dir ein Dashboard, in dem alles zusammenläuft – Aufträge, Kunden, Zeiten, Aufgaben, Fristen. Übersichtlich an einem Ort, statt verteilt auf Zettel, Excel und E-Mails. Ab 490 € je nach Umfang. Du bekommst eine gemeinsame Konzeption, den Aufbau aller Module und Verknüpfungen, ein übersichtliches Dashboard als Startseite und eine Einführung für dich und ggf. dein Team.
Ergebnis: Alle relevanten Informationen an einem Ort – jederzeit abrufbar, von jedem Gerät. Kein Suchen in verschiedenen Tools, keine verlorenen Notizen, kein Wildwuchs an Dateien.
So arbeiten wir zusammen
Ich arbeite mich schnell und strukturiert in neue Themen ein und finde mich auch in bestehenden Systemen zügig zurecht. Meine Arbeitsweise ist ruhig, zuverlässig und lösungsorientiert – mit dem Anspruch, Abläufe so aufzusetzen, dass sie im Alltag tragen und dich spürbar entlasten.
Vertraulichkeit ist für mich selbstverständlich – deshalb gehört eine schriftliche Vereinbarung von Anfang an dazu.
Wir starten mit klar definierten Aufgaben und entwickeln die Zusammenarbeit von dort weiter – in deinem Tempo und nach deinem Bedarf.
Du weiß nicht, wo du anfangen sollst?
Musst du auch nicht. Genau dafür gibt es das kostenlose Kennenlerngespräch. Wir sprechen darüber, wo es bei dir am meisten hakt und wo du dir Entlastung wünschst. Im nächsten Schritt schaue ich mir deine Themen persönlich an und du bekommst ein konkretes Konzept und Angebot.
Schreib mir eine E-Mail oder buche dir einen Kennenlerntermin. Ich melde mich werktags innerhalb 24 Stunden zurück.
Alle genannten Preise sind Endpreise. Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.
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